La apostilla y legalización de documentos se realizan SIN CITA PREVIA en las oficinas del Colegio Notarial de País Vasco. Puede acudir cualquier persona dentro del horario indicado:

Sede Bilbao, sita en la calle Henao, 8, primer piso 48009 (BILBAO).

Delegación de San Sebastián, sita en calle Fuenterrabía, 6,20005(DONOSTIA)

Delegación de Vitoria, sita en calle General Álava 18, 01005 (VITORIA)

Horario de recepción de documentos

• ^{DURANTE EL MES DE AGOSTO NO EXISTE EL SERVICIO DE URGENCIA}

El precio del Servicio Urgente es de 39,93 euros, incluido IVA

El precio del Servicio Normal es de 18,15 euros, incluido IVA

Se puede pagar en metálico o con tarjeta.

Como regla general, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero. 

Los documentos notariales y documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante Notario deben ser legalizados o apostillados por los Colegios Notariales o aquellos Notarios en quienes se delegue.

Los documentos notariales son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.

Si lo que  se necesita es  realizar la apostilla sobre un testimonio notarial de un documento, debe procederse  acudiendo previamente a una notaría para que realicen  un testimonio notarial previo y, con posterioridad, la apostilla del mismo en este Colegio Notarial.

Una forma especial de legalización es la Apostilla que se usa para aquellos países que se han adherido al Convenio suscrito por determinados países en La Haya el 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros. España es parte de dicho Convenio desde su ratificación el día 21 de octubre de 1976.

La lista de países adheridos al Convenio se puede consultar en esta página.

La verificación de las apostillas emitidas por el Colegio Notarial del País Vasco se puede hacer electrónicamente a través de Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, en la página de internet:

https://eregister.justicia.es

Servicios electrónicos que tramitan los Notarios.

1-. La tramitación telemática de sociedades

Respondiendo a la necesidad de crear un marco jurídico y administrativo que propiciara la puesta en marcha, menos costosa y más rápida, de pequeñas y medianas empresas, el Notariado español desarrolló una aplicación para la creación de la “Sociedad Limitada Nueva Empresa” (SLNE) y de la “Sociedad de Responsabilidad Limitada” (SRL) mediante la gestión de documentos y transmisión de datos en la notaría y los organismos involucrados en la constitución de una sociedad:

• Circe
• Registro Mercantil Central
• Comunidad Autónoma
• Seguridad Social
• Registro Mercantil Provincial
• AEAT
• Ayuntamientos, Diputaciones, en caso de determinados tipos de aportaciones.

Por medio de un complejo mecanismo tecnológico, ahora es posible la total constitución de una empresa en 1 día, reduciendo radicalmente los trámites y las visitas a oficinas públicas.

Todos los trámites precisos para crear una SLNE oSRL se realizan desde la propia oficina notarial por medio de documentos notariales electrónicos y sin necesidad de que el emprendedor o empresario tenga ningún conocimiento tecnológico. El notario es pues uno de los pilares fundamentales de este sistema.

Con la tramitación telemática de sociedades limitadas ya no es necesario que el emprendedor tenga que ir al Registro Mercantil, la Seguridad Social y Hacienda, ya que el notario remite la documentación necesaria de forma telemática, y se convierte así, para el empresario, en la puerta de entrada segura al mundo de las nuevas tecnologías.

2-. Solicitud del NIF (provisional y definitivo)

El objetivo de este servicio es aumentar la agilidad y el valor de las comunicaciones del Notariado hacia las distintas Administraciones Públicas, al disponer de comunicación directa y online con la AEAT para la obtención automática de NIFs provisionales para sociedades recién constituidas.

El uso de esta identificación es válido para las distintas comunicaciones derivadas de estas sociedades con lo que se soluciona el problema actual de no disponer de un NIF para las sociedades de reciente constitución en el momento de autorizar el notario un documento.

La obtención de un NIF provisional en un primer momento termina con la obtención del NIF definitivo, al confirmar el provisional la AEAT desde la propia oficina notarial una vez la escritura ha sido inscrita por el registro mercantil. Todo ello sin que el emprendedor, gracias a la labor del notario, deba efectuar ningún trámite adicional. 

3-. Inscripción telemática de documentos en el registro

Mediante este servicio se puede realizar el proceso de inscripción de escrituras en los registros, bien sean mercantiles o de la propiedad, de forma telemática. Esta funcionalidad da respuesta a la Ley 24/2005 para el impulso de la productividad, que determina que todos los documentos susceptibles de ser registrados podrán ser presentados en éstos por vía telemática y con firma electrónica reconocida del notario autorizante, interviniente o responsable del protocolo.

El proceso se inicia con la presentación telemática de una escritura por parte del notario para su inscripción en el registro correspondiente. Una vez el registro recibe la petición, éste retorna de forma automática el número de entrada.

Tras el envío del número de entrada, el registro envía el número de asiento en un plazo máximo de 24 horas. Cabe la posibilidad de que éste último sea enviado por el registro y no por el registrador. En este caso el registrador tiene el plazo de 10 días hábiles para ratificarlo.

Finalmente, en el plazo máximo de 15 días hábiles desde la recepción del número de asiento, el registro debe enviar la calificación correspondiente.

4-. Ficha resumen para comunidades autónomas, ayuntamientos y diputaciones

El servicio permite la comunicación online de datos con los organismos mencionados sobre documentos notariales intervenidos que tuvieran afectación fiscal. Su generación se realiza a partir de los datos del Índice Único Informatizado Notarial ya rediseñado en su revisión de enero de 2007 para contener la información a facilitar en la ficha pactada entre el Consejo General del Notariado y una representación amplia de las Comunidades Autónomas, Federación Española de Municipios, Eudel (asociación de municipios del País Vasco), Diputaciones provinciales, etc.

Mediante estas comunicaciones se obtienen los datos más relevantes, a nivel tributario, para la gestión del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP) y Actos Jurídicos Documentados (AJD), Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU, plusvalía), e Impuesto Bienes Inmuebles (IBI).

5-. Liquidación de impuestos de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados

Mediante la aplicación de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD) se ofrece a los ciudadanos y a la Administración Pública un medio telemático sencillo, rápido y seguro de colaborar conjuntamente en la estimación, liquidación y pago de ITP / AJD de los hechos imponibles relacionados con las Transmisiones Patrimoniales Onerosas, las Operaciones Societarias y los Actos Jurídicos Documentados de cada Consejería de Hacienda de las Comunidades Autónomas.

Se obtiene un justificante de pago del impuesto online para gestionar de forma completa y rápida la inscripción en los registros mercantiles y de la propiedad.

6-. Solicitud de certificados de seguros de vida

Este servicio permite al notario, mediante un formulario telemático, proceder a la solicitud de certificados al Registro de Contratos de Seguros de Cobertura de Fallecimiento, quien posteriormente los expide haciendo constar en qué contratos vigentes figura como asegurada la persona fallecida y con qué entidad aseguradora están suscritos.

El notario, tras solicitar al interesado el certificado de defunción, rellena un formulario y lo envía con la firma electrónica al Registro de Seguros de Vida. En el plazo máximo de 7 días hábiles, el registro expide un certificado con la información solicitada. El notario debe, bajo su fe pública, trasladar a papel el certificado del Registro de Seguros e incorporarlo a la escritura de adjudicación o partición de herencia.

La solicitud del certificado lleva aparejado el devengo y liquidación de una tasa administrativa, de la cual es obligado tributario el interesado o solicitante del certificado, actuando en este caso el notario como presentante de la solicitud y pagador de la tasa.

7-. Solicitud de certificados de seguros de últimas voluntades

Este servicio permite al notario, mediante un sencillo y ágil proceso telemático, proceder a la solicitud de certificados al Registro General de Actos de Última Voluntad del Ministerio de Justicia, quien posteriormente los expide.

El notario, tras solicitar al interesado el certificado de defunción, deberá rellenar un formulario y enviarlo con la firma electrónica al Registro General de Actos de Última Voluntad. En el plazo máximo de diez días hábiles, el registro expedirá un certificado con los testamentos realizados por la persona consultada, en el caso de que existan. El notario deberá, bajo su fe pública, trasladar a papel el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad e incorporarlo a la escritura de adjudicación o partición de herencia.

La solicitud del certificado lleva aparejado el devengo y liquidación de una tasa administrativa, de la cual es obligado tributario el interesado o solicitante del certificado, actuando en este caso el notario como presentante de la solicitud y pagador de la tasa.

8-. Partes testamentarios y acta de abintestatos

Este servicio permite al notario efectuar, mediante un sencillo proceso telemático, la notificación de un parte testamentario o un acta de abintestato al colegio notarial. Este envío al colegio siempre va respaldado por la firma electrónica reconocida del notario (Feren).

El colegio, una vez cotejada la información recibida, se encarga de remitirla, con una periodicidad semanal, al Registro de General de Actos de Última Voluntad del Ministerio de Justicia.

9-. Consulta a la oficina virtual del Catastro

Mediante estas consultas se obtiene la certificación telemática descriptiva y gráfica de aquellas fincas (referencias catastrales) que disponen de cartografía digital. Desde los despachos notariales se accede a la aplicación con la tarjeta de firma electrónica reconocida notarial evitándose desplazamientos y aportando mayor información y seguridad en la realización de los actos jurídicos.

La certificación obtenida por el notario de forma telemática tiene la misma validez y produce los mismos efectos que la obtenida en papel en las oficinas del Catastro y constituye hoy en día un elemento insustituible para la seguridad jurídica que proporciona el notario:

• Los certificados catastrales permiten cumplir con la obligación del notario de que, cuando los particulares no aporten la referencia catastral de las fincas objeto del negocio jurídico, puedan ser aportados por los notarios en cumplimiento de la obligación impuesta por el Texto Refundido de la Ley del Catastro.
• Las certificaciones catastrales descriptivas y gráficas son elementos indispensables para la inmatriculación de fincas e inscripción de excesos de cabida, al tiempo que permiten proporcionar una información a los clientes del estado catastral de sus fincas, bien para rectificar los títulos, corroborarlos o tomar noticia de inexactitudes catastrales que tengan que ser rectificadas.

10-. Tramitación de préstamos hipotecarios

Servicio destinado a entidades financieras que permite la tramitación telemática de préstamos hipotecarios controlando en todo momento el estado de los expedientes y permitiendo reducir costes y tiempos del trámite tanto a la notaría como a las propias entidades financieras.

Las aplicaciones que sustentan este servicio se realizan bajo un procedimiento estándar de comunicación con las entidades financieras. Dicha comunicación se basa en estrictos marcos de seguridad telemática mediante mensajes cifrados y uso de la firma electrónica, asegurando la libre elección del notario por parte del ciudadano mediante su identificación en cualquiera de los 2.900 despachos notariales. El notario accede al expediente bancario del cliente, descargándolo para poder asesorarle y posteriomente firmarlo, siempre que el cliente preste su consentimiento.

11-. Comunicación y notificación de poderes procesales al Consejo General del Poder Judicial

Mediante este servicio cualquier poder otorgado en cualquier oficina notarial de España puede ser comunicado mediante canales seguros telemáticos al Punto Neutro Judicial para, en primer lugar, evitar el papel en la Administración de Justicia y en segundo lugar, permitir al secretario judicial consultar si el poder exhibido en cualquier procedimiento judicial es auténtico y sigue estando vigente.

Del mismo modo, el poder procesal otorgado en la notaría estará disponible en un portal seguro para todos los procuradores de España con el objetivo de que puedan consultar la copia, en tiempo real.

12-. Deudas con la Comunidad de Propietarios

Servicio que permite la obtención telemática del certificado del estado de las deudas de un propietario con su comunidad de aquellas fincas que se van a escriturar en documento público de compraventa. Es de obligada aportación por el transmitente, tal y como regula el artículo 9.1 (e) de la Ley de la Propiedad Horizontal.

13-. Servicios BOE

Servicio que ofrece un canal de comunicación con el BOE para:

• Enviar el alta de una subasta al portal de subastas electrónicas del B.O.E. con la información de los interesados, las condiciones de la subasta, así como de los bienes.
• Publicar anuncios en el BOE, conforme a las especificaciones establecidas por la Agencia Estatal del Boletín Oficial del Estado.

14-. Consulta Titularidad Real

Este servicio se crea con la intención de permitir al colectivo notarial reaprovechar la información que se viene consignando sobre la titularidad real de las sociedades que intervienen en documento público, permitiendo que cualquier notario o entidad adherida al servicio pueda obtener un informe de titularidad real de cualquier sociedad simplemente a partir del CIF de la misma.

15-. Comunicación de Oficios

Servicio que permite comunicar la modificación, subsanación, rectificación y revocación de cualquier escritura autorizada por otro notario, y en cuyo protocolo se hallen las matrices que contienen los negocios jurídicos que la nueva escritura afecte, ofreciéndole seguridad jurídica, orden, control e inmediatez.

Si uno de los futuros contrayentes reside en la comunidad del País Vasco, la pareja puede tramitar su EXPEDIENTE MATRIMONIAL con un notario de esta Comunidad Autónoma.

Para solicitar la asignación de notario, siga los siguientes pasos:

1) Descargue e imprima el documento situado al final de esta página SOLICITUD DE DESIGNACIÓN DE NOTARIO POR TURNO PARA LA TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE MATRIMONIAL.

2) Rellene la solicitud. Deberá aportar en formato .pdf (no se admitirán fotografías), la solicitud, los DNI y en caso de ciudadanos extranjeros, NIE y Pasaportes, de ambos contrayentes y los certificados de empadronamiento, con una antigüedad máxima de tres meses.

RECUERDE: Conforme a la Instrucción de 3 de junio de 2021 de la DGSJFP; en el caso de ciudadanos extranjeros deberá aportarse pasaporte y Numero de Identificación de Extranjero (NIE), salvo que no le hubiera sido expedido.

Puede presentar la solicitud por una de estas vías:

1) Por mail : enviar PDF de la solicitud cumplimentada y firmada, y los documentos necesarios al mail: expedientematrimonial@paisvasco.notariado.org Importante: enviar PDF, no se admitirán fotografías.

2) Presencialmente en el Colegio Notarial, en cualquiera de sus tres sedes en horario de 9 a 14 horas, trayendo DNI, NIE/Pasaportes, original de ambos contrayentes y original y fotocopia del certificado de empadronamiento.

Siguientes pasos

Una vez presentados, en un plazo breve de tiempo, el Colegio Notarial del País Vasco, le remitirá al correo electrónico que ha indicado como contacto, el nombre, dirección y el teléfono del notario que tramitará su EXPEDIENTE MATRIMONIAL.

Entonces, usted llamará al notario asignado y él se encargará de darle hora y realizar todo el trámite.

RECUERDE: una vez contacte con el notario deberá aportar toda la documentación para la tramitación del expediente matrimonial.

La tramitación del expediente matrimonial ante notario NO ES GRATUITA, y devengará los correspondientes honorarios notariales. Puede descargar el impreso que deberá aportar al Notario designado en el siguiente enlace:

RECUERDE: Deberá aportar al Notario designado la siguiente documentación: Una vez designado el Notario conforme a la Circular 1/2021 de 24 de abril del Consejo General del Notariado, se deberá presentar ante el mismo la solicitud de autorización de matrimonio firmada por los dos solicitantes, en la que consten los datos identificativos de ambos, declaración de que no existe impedimento, domicilio, nombre de los testigos y autoridad y lugar elegidos para la celebración. Los documentos que deben acompañar a la solicitud, serán los siguientes:

1. De cada contrayente, Documento Nacional de Identidad, o en el caso de ciudadanos extranjeros pasaporte y Numero de Identificación de Extranjero (NIE).

2. Certificaciones literales de nacimiento de ambos contrayentes, si no hay opción a consulta.

3. Certificaciones literales de matrimonio previo, disuelto por divorcio o nulidad si alguno de los futuros cónyuges contrajo otras nupcias con anterioridad.

4. Certificaciones literales de matrimonio previo y defunción del otro cónyuge, en su caso.

5. Certificaciones de empadronamiento de los contrayentes, cuando no haya opción a consulta.

6. Identificación de testigos.

7. Testimonio o copia electrónica de resolución judicial con dispensa de impedimentos, sólo en los casos de dispensa.

8. Datos identificativos de los hijos comunes anteriores al matrimonio, si existiesen.

9. Escritura pública de apoderamiento en caso de celebración de matrimonio por poder.

10. Dictamen médico sobre la aptitud para prestar el consentimiento, para el caso excepcional de que alguno de los contrayentes presentase condiciones de salud especiales que puedan generar dudas sobre si puede o no prestar el consentimiento matrimonial.

Dicha documentación deberá presentarse debidamente actualizada, dándose dicha circunstancia cuando las certificaciones u otro documento se hayan expedido dentro de los seis meses anteriores a la fecha de presentación de la solicitud ante el Notario; o si el documento o certificado señalara expresamente un plazo de validez del mismo, se estará a dicho plazo.

La documentación debe ser original o copia auténtica de la misma, y en el caso de documentos extranjeros deben presentarse, de conformidad con el artículo 95 de la Ley 20/2011, debidamente traducidos y legalizados.

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

¿Puedo elegir el notario que tramite el EXPEDIENTE MATRIMONIAL? No, la tramitación del EXPEDIENTE MATRIMONIAL deberá realizarse en el notario asignado por el Colegio Notarial.

¿Cuánto tardarán los notarios en tramitar el EXPEDIENTE MATRIMONIAL? El EXPEDIENTE MATRIMONIAL tiene como finalidad constatar que los futuros contrayentes están capacitados para casarse y no tienen ningún impedimento, como edad o matrimonio anterior, para hacerlo. El notario asignado será el encargado de fijar los plazos en función de la documentación que necesite y la complejidad del expediente.

¿Puedo tramitar mi EXPEDIENTE MATRIMONIAL con un notario si soy extranjero? Sí, el procedimiento de tramitación es el mismo para los españoles y para los extranjeros, siempre y cuando uno de los contrayentes esté empadronado en la Comunidad del País Vasco.

En el caso que uno de los contrayentes resida en el extranjero, conforme a la Instrucción de 3 de junio de 2021 de la DGSJFP no se va a poder practicar ante Notario la audiencia reservada con uno de los contrayentes, que exige cumplir el principio de inmediación y convierte a dicho acto en especialísimo al tener que celebrarse la entrevista ante Notario de forma personal con cada uno de los contrayentes por lo que no podrá continuarse la tramitación notarial del procedimiento, debiendo archivarse el mismo cuando se produzca su caducidad, salvo que se solicitara el desistimiento; dado que no es posible su práctica por auxilio registral en el ámbito del procedimiento de autorización notarial .

En este caso, se le informa al solicitante de su derecho a iniciar el procedimiento en la oficina del Registro Civil correspondiente dadas las facultades que sigue contando el Encargado del Registro Civil de solicitar el auxilio registral previsto en el precitado artículo. Será el notario asignado el encargado de solicitar la documentación pertinente en cada caso.

¿Cuánto cuesta el EXPEDIENTE MATRIMONIAL? El EXPEDIENTE MATRIMONIAL es un documento denominado ACTA y su precio dependerá de la documentación que sea necesario aportar. El notario que tramite su EXPEDIENTE MATRIMONIAL le dirá cuál es el coste.

Recordarle que la tramitación ante el Registro Civil es gratuita.

¿Me tiene que casar el mismo notario que tramitó mi EXPEDIENTE MATRIMONIAL? No. Una vez obtenido el documento, usted podrá casarse con el notario que desee o cualquier otra autoridad competente.

¿Puedo tramitar mi EXPEDIENTE MATRIMONIAL en cualquier comunidad autónoma? No, sólo es posible tramitar el EXPEDIENTE MATRIMONIAL en la Comunidad Autónoma de residencia de uno de los contrayentes.

¿Puedo casarme en cualquier comunidad autónoma? Una vez tramitado su EXPEDIENTE MATRIMONIAL usted puede casarse ante notario o ante cualquier Autoridad competente en cualquier Comunidad Autónoma.

Si tramito el EXPEDIENTE MATRIMONIAL con un notario y me caso con otro ¿tengo que pagar a los dos notarios? Se trata de dos documentos diferentes y ambos tienen un coste.

¿Cuánto tiempo tengo para casarme una vez obtenido el EXPEDIENTE MATRIMONIAL? El acta notarial, en caso de resultar positiva, reconoce el derecho a contraer matrimonio en el curso de un año desde que se practique la audiencia a los testigos, seis meses en el caso de matrimonio canónico. ¿

Puedo utilizar este expediente matrimonial para celebrar mi matrimonio en el extranjero? Sí, en tal caso el notario le entregará el correspondiente certificado. Para más información, consulte las preguntas más habituales (FAQ) o acceda al siguiente enlace.

Tras la Circular 2/2021 de 23 de octubre del Consejo General del Notariado y de la Instrucción de 22 de diciembre de 2021 de la DGSJFP; en las declaraciones de voluntad relativas a la concesión de nacionalidad por residencia existe libertad de elección de notario siendo competente el notario  del lugar del domicilio en España del solicitante que figure en la resolución de concesión; de haber cambiado de domicilio, el interesado deberá acreditar mediante certificado de empadronamiento en España con indicación de antigüedad, que dicho cambio se produjo antes de la fecha de la referida resolución de concesión. Si este cambio de domicilio no quedase acreditado en la forma indicada, el Notario competente será el del domicilio en España que conste en la resolución.

1. Para realizar la Jura de Nacionalidad debe acudir  a un notario de la población donde esté empadronado. No hay turno. Llame al Notario y pida cita antes de ir.

2. Los documentos necesarios están detallados en la parte posterior de la Resolución en la que se concedió la nacionalidad. Estos son:

a) La Resolución

b) Certificado de nacimiento (el mismo que presentó al solicitar el trámite en el Registro Civil  aunque esté caducado)

c) Certificado de penales

d) NIE

3. El proceso dura lo mismo que cualquier tipo de escritura.

4. Es el Notario quien remite el expediente al Registro.

5. El precio se lo dirá el notario.

6. Menores de edad.Los menores de edad, si tienen más de 14 años, tendrán que ir acompañados de sus progenitores . Uno de los progenitores puede estar representado por el otro con un poder notarial.

Si el menor tiene menos de 14 años no es necesario que acuda a la notaría.

Puede consultar en nuestra web:  www.paisvasco.notariado.orglas direcciones y despachos profesionales de los Notarios de este Colegio.

El pasado 3 de septiembre entró en vigor la ley 8/2021, de 2 de junio, por la que se reforma la legislación civil y procesal para el apoyo a las personas con discapacidad en el ejercicio de su capacidad jurídica. Con ella se elimina la incapacitación judicial que sustituía su toma de decisiones y su autonomía de voluntad. 

A partir de ahora, la persona con discapacidad podrá ejercer sus derechos patrimoniales como comprar un piso o pedir un préstamo hipotecario; sus derechos familiares, como casarse o divorciarse; sus derechos personales, como otorgar un poder; o sus derechos, como hacer testamentos o aceptar o rechazar una herencia.   

¿Cómo puede la persona con discapacidad ejercer sus derechos? 

Acudiendo a su notario de confianza para que establezca las salvaguardas necesarias que garanticen el respeto de su voluntad y libertad. El notario formalizará un plan de apoyo, o lo que es lo mismo, un plan a medida de las necesidades de cada persona y garantizará los apoyos puntuales que se requieran para cada acto notarial.   Además, la persona con discapacidad podrá solicitar al notario los medios necesarios para comunicarse como el lenguaje de braille o de signos, documentos de lectura fácil, dispositivos multimedia de fácil acceso, pictogramas o intérpretes. 

Con la entrada en vigor de la nueva ley será obligatorio revisar las anteriores resoluciones de incapacitación en el plazo de tres años y quedará proscrita cualquier privación de derecho.   

En cualquier caso, si tiene alguna duda consulte con su notario de confianza.

Para localizar ante qué notario se otorgó la escritura, la forma más rápida es solicitar una nota simple informativa en el Registro de la propiedad. Para ello deberá acudir al Registro donde se ubique la vivienda. En su caso, puede solicitar dicha nota simple en las oficinas de los Registros o bien a través de internet www.registradores.org   Una vez tenga localizados esos datos, puede llamar a este Colegio para indicarle el Notario que tiene el protocolo (bien el Notario sucesor en el protocolo o ante el Archivo de Distrito, en caso de jubilación o amortización de la Notaría) y ante el cuál deberá efectuar la petición de la copia simple o autorizada.  

Para pedir copia simple o autorizada de dicho documento deberá efectuarlo personalmente la persona con interés legítimo en el mismo, normalmente los otorgantes del documento o sus herederos acreditando en este último caso, tal condición (certificado de defunción, certificado de últimas voluntades y testamento o declaración de herederos ab intestato).  La solicitud deberá hacerla personalmente o mediante apoderado con poder suficiente, ante el Notario  o ante este Archivo de Distrito. 

Este trámite puede solicitarlo a través de cualquier Notaría donde verificarán los documentos antes señalados y legitimarán la firma de la solicitud.

Cuando se hace un documento notarial, en la Notaría pueden entregar a los clientes dos tipos de copias, la copia autorizada y la copia simple.

La copia autorizada es un documento público, mientras que la copia simple no lo es.

La copia autorizada es expedida con la firma del Notario y tiene exactamente el mismo valor que la escritura, hasta tal punto que comúnmente suele confundirse la copia autorizada y la escritura. Mucha gente no sabe que en realidad el Notario siempre conserva el original de la escritura (la matriz), donde constan las firmas de los otorgantes,y sólo entrega copias.

Estas copias autorizadas son reproducciones exactas en papel notarial de lo que se ha firmado (expedidas con las formalidades legales, que son las previstas en el artículo 17.1 de la Ley del Notariado y en los artículos 221 a 249 del Reglamento Notarial), pero sólo aparece la firma del notario y no las firmas de los clientes. Es por esto que una copia autorizada tiene el mismo valor probatorio que la escritura.

Las copias autorizadas son las que deben presentarse al Registro de la Propiedad o al Registro Mercantil para la inscripción de la escritura.

Las copias simples no van firmadas por el notario, ni tienen el mismo valor que el original. Tienen valor informativo puesto que carecen de todos los elementos de la autorización notarial, salvo el sello, y no tienen la garantía de la coincidencia con el original de la matriz, ni eficacia jurídica, sino únicamente valor informativo. Son las que acompañan a la copia autorizada al presentarla en el Registro o en la Administración Tributaria y tampoco contienen las firmas de los otorgantes y son reproducción del contenido de la escritura que consta en la matriz.