Para localizar ante qué notario se otorgó la escritura, la forma más rápida es solicitar una nota simple informativa en el Registro de la propiedad. Para ello deberá acudir al Registro donde se ubique la vivienda. En su caso, puede solicitar dicha nota simple en las oficinas de los Registros o bien a través de internet www.registradores.org   Una vez tenga localizados esos datos, puede llamar a este Colegio para indicarle el Notario que tiene el protocolo (bien el Notario sucesor en el protocolo o ante el Archivo de Distrito, en caso de jubilación o amortización de la Notaría) y ante el cuál deberá efectuar la petición de la copia simple o autorizada.  

Para pedir copia simple o autorizada de dicho documento deberá efectuarlo personalmente la persona con interés legítimo en el mismo, normalmente los otorgantes del documento o sus herederos acreditando en este último caso, tal condición (certificado de defunción, certificado de últimas voluntades y testamento o declaración de herederos ab intestato).  La solicitud deberá hacerla personalmente o mediante apoderado con poder suficiente, ante el Notario  o ante este Archivo de Distrito. 

Este trámite puede solicitarlo a través de cualquier Notaría donde verificarán los documentos antes señalados y legitimarán la firma de la solicitud.

Por acuerdo de Junta Directiva, los expedientes para la tramitación de los acuerdos extrajudiciales de pago de los deudores personas naturales no empresarios, o jurídicas que no sean entidad inscribible en el Registro Mercantil, son metidos a turno, entre los notarios competentes del domicilio del deudor.

En este sentido, la solicitud del turno por parte de los deudores se formulará mediante escrito firmado por el deudor o su representante, acreditando en este caso en debida forma la representación, solicitud firmada y escaneada o firmada electrónicamente, dirigido al notario encargado del turno de la localidad o, en su caso, del distrito o bien remitido al Colegio para su traslado al Delegado de Distrito.

Se deberá incorporar, copia del DNI del solicitante y certificado de empadronamiento.  

El notario que resulte designado conforme a las reglas del respectivo turno será quien aprecie si se cumplen o no los requisitos para acogerse al expediente y proceder en su caso a la tramitación. 

En todo caso, el turno especial aquí establecido no excluye la libre elección de notario, de manera que aquel notario que requerido directamente por el deudor para tramitar uno de estos expedientes desee voluntariamente aceptar el requerimiento, podrá hacerlo sin necesidad de notificarlo al Colegio ni solicitar autorización al respecto.

Conforme a lo expuesto, el deudor puede acudir al Notario de su libre elección que sea competente por razón del domicilio del deudor. Puede consultar en nuestra web:  www.paisvasco.notariado.org las direcciones y despachos profesionales de los Notarios de este Colegio.

En caso que no ejercite ese derecho puede Vd. solicitar la designación de Notario por turno en la forma antes señalada, mediante el escrito de solicitud que puede descargarse pulsando el botón "Mediador concursal".

En efecto, desde el 30 de abril de 2021 entra en vigor el art. 58.2 de la 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil  que establece; “la celebración del matrimonio requerirá la previa tramitación o instrucción de un acta o expediente a instancia de los contrayentes para acreditar el cumplimiento de los requisitos de capacidad y la inexistencia de impedimentos o su dispensa, o cualquier otro obstáculo de acuerdo con lo previsto en el Código Civil. La tramitación del acta corresponderá al Notario del lugar del domicilio de cualquiera de los contrayentes. La instrucción del expediente corresponderá al Secretario Judicial o Encargado del Registro Civil del domicilio de uno de los contrayentes”.

Con anterioridad únicamente era posible otorgar ante Notario el acto de celebración del matrimonio, debiendo tramitarse el expediente previo ante el encargado del Registro Civil o Secretario Judicial. Ahora la Ley permite que tanto la tramitación del previo expediente como el acto propio de la celebración del matrimonio se puedan otorgar ante Notario. 

La regulación del expediente matrimonial contenida en la Ley 20/2011, de 21 de julio, de Registro Civil atribuye idénticas funciones, en orden a la autorización del expediente

matrimonial, al Notario, Secretario Judicial (en la actualidad, Letrado de la Administración de Justicia) y Encargado del Registro Civil. La única diferencia es la determinación del tipo documental a través del cual el Notario deberá ejercer su competencia, pues se exige que adopte la forma de acta, pero la naturaleza del procedimiento y sus efectos son exactamente los mismos.

En este sentido, el acta notarial es el documento público donde consta la resolución adoptada por el Notario. Si es positiva, causa estado; si es negativa, queda sujeta a los mismos recursos previstos en la Ley respecto de los dictados por el Encargado del Registro Civil. En definitiva, los efectos son los mismos y el procedimiento a seguir también.

La tramitación o instrucción del expediente matrimonial resuelto en el acta notarial, exige un control por parte de los Colegios Notariales y de los Notarios, por lo que la asignación de Notario competente se realiza mediante el sistema de turno en cada Colegio Notarial.

Designación de notario autorizante.

1.- La solicitud de designación previa de notario para la tramitación del expediente matrimonial se realizará directamente ante el Colegio Notarial correspondiente al domicilio de cualquiera de los promotores.

2.- La solicitud podrá formularse bien presencialmente en dicho Colegio o por correo electrónico. En ella se indicará la identidad de los promotores y se acompañará copia del DNI y, en su caso, certificado de empadronamiento. Todo ello con la finalidad de acreditar que el Colegio Notarial al que se dirige es el competente en razón de su domicilio.

3.- Una vez designado el notario mediante el turno establecido por cada Colegio Notarial, se comunicará dicha designación al notario así como a los promotores, con indicación del nombre del notario, dirección de su notaría así como demás datos para su contacto para que se puedan poner en contacto con la Notaría y se les indique y asesore sobre los siguientes pasos a dar.

Puede Vd. utilizar acceder al modelo de solicitud en el botón EXPEDIENTES MATRIMONIALES.

Una vez que desde el Colegio Notarial competente se haya asignado Notario por turno, los promotores deben remitir al notario asignado una solicitud, bien de forma presencial o por medios telemáticos.

 La solicitud se formulará a través del modelo que se descarga en el botón EXPEDIENTES MATRIMONIALES.

Una vez que el Notario designado reciba la solicitud,  autorizará un acta notarial a la que deberá atribuir número de protocolo en el momento en que los futuros contrayentes comparezcan ante él para iniciar la tramitación del expediente.

A ese acta se irán incorporando mediante diligencia los sucesivos trámites que el notario vaya realizando, hasta su finalización, entre otros, ratificación de los promotores, audiencia reservada, así como audiencia de testigos.

Finalizada la tramitación, el notario autorizante deberá:

(i) Hacer constar su conclusión mediante diligencia donde indicará el hecho de su terminación.

(ii) Incluir en la diligencia de constancia de terminación el hecho de que, mediante nueva acta autorizada por él en esa misma fecha y con el número de protocolo que corresponda, dictará la decisión por la que se resuelva el expediente.

La resolución del notario autorizante se incluirá en una segunda acta en la que hará constar su decisión autorizando o denegando el matrimonio o, en su caso, la causa de finalización.

El notario entregará a los futuros contrayentes copia autorizada del acta de decisión, la cual acredita, respecto de los interesados y resto de autoridades competentes para la celebración del matrimonio, la resolución adoptada por el Notario.

En el acta deberá hacerse constar el encargado elegido por los promotores para la celebración del matrimonio.

Si la deisión fuera denegatoria, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 58.3 del Código

Civil, el notario deberá motivarla y expresar, en su caso, con claridad, la falta de capacidad o el impedimento en el que se funde la denegación. Del mismo modo, deberá indicar que contra la misma cabe recurso de alzada en el plazo de un mes desde la notificación de su decisión, ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (art. 85 de la LRC)

Cuando se hace un documento notarial, en la Notaría pueden entregar a los clientes dos tipos de copias, la copia autorizada y la copia simple.

La copia autorizada es un documento público, mientras que la copia simple no lo es.

La copia autorizada es expedida con la firma del Notario y tiene exactamente el mismo valor que la escritura, hasta tal punto que comúnmente suele confundirse la copia autorizada y la escritura. Mucha gente no sabe que en realidad el Notario siempre conserva el original de la escritura (la matriz), donde constan las firmas de los otorgantes,y sólo entrega copias.

Estas copias autorizadas son reproducciones exactas en papel notarial de lo que se ha firmado (expedidas con las formalidades legales, que son las previstas en el artículo 17.1 de la Ley del Notariado y en los artículos 221 a 249 del Reglamento Notarial), pero sólo aparece la firma del notario y no las firmas de los clientes. Es por esto que una copia autorizada tiene el mismo valor probatorio que la escritura.

Las copias autorizadas son las que deben presentarse al Registro de la Propiedad o al Registro Mercantil para la inscripción de la escritura.

Las copias simples no van firmadas por el notario, ni tienen el mismo valor que el original. Tienen valor informativo puesto que carecen de todos los elementos de la autorización notarial, salvo el sello, y no tienen la garantía de la coincidencia con el original de la matriz, ni eficacia jurídica, sino únicamente valor informativo. Son las que acompañan a la copia autorizada al presentarla en el Registro o en la Administración Tributaria y tampoco contienen las firmas de los otorgantes y son reproducción del contenido de la escritura que consta en la matriz.